プリンターの共有とは？ネットワーク全体で快適に使えるメリットと方法

プリンターの共有は、ネットワークに接続された複数のコンピュータが同じプリンターを利用できる便利な仕組みです。

家庭やオフィスの環境で、一台の高性能なプリンターを複数のユーザーで使うことで、機器の導入コストや管理の手間を軽減することができます。

また、プリンターを共有することで印刷物の品質を統一し、効率よく作業を進めることができるので、日常の業務やプライベートなシーンでも広く採用されています。

プリンターの共有の基本

定義と仕組み

プリンターの共有とは、ひとつのプリンターを複数のコンピュータで利用できるようにする仕組みです。

ネットワークを経由して接続されるため、各デバイスから印刷依頼が送信でき、プリントが一元管理されます。

これにより、プリンターの設置場所が限定され、オフィス全体で効率的に活用されます。

ネットワークプリンターとの違い

共有プリンターは、1台のコンピュータに接続されたプリンターを他のコンピュータに提供する形態です。

プリンターを接続しているコンピュータが稼働している間のみ利用可能となります。

一方、ネットワークプリンターは直接ネットワークに接続され、常時利用可能な点が異なります。

また、ネットワークプリンターはセキュリティ管理や印刷ジョブの監視機能などが備わっていることが多く、よりスムーズな運用が期待できます。

プリンター共有のメリット

コスト削減と省スペース効果

プリンターを各コンピュータに個別に設置するのではなく、1台のプリンターを共有することで、次のようなメリットが生まれます。

• プリンター購入費用の削減
• 消耗品(インク、トナーなど)のコスト削減
• オフィス内の設置スペースの有効活用

印刷品質の均一化

高性能なプリンターを1台導入することで、全従業員が同じ高品質な印刷物を利用できるようになります。

また、各デバイスごとに個別のプリンターを設置する場合に比べ、印刷品質のばらつきが解消され、ビジネス文書やプレゼン資料の仕上がりに統一感が生まれます。

プリンター共有の設定方法

ハードウェアの準備

プリンター接続の確認

• プリンターの電源が正しく入っているか確認する
• ケーブル接続がしっかりと行われているか確認する
• 接続先のコンピュータとプリンターの相性をチェックする

ネットワーク環境の整備

• 有線または無線ネットワークの安定性を確認する
• ネットワーク機器(ルーター、スイッチなど)の設定が正しく行われているか点検する
• 共有を行うコンピュータが同一ネットワーク内にあるか確認する

ソフトウェア設定

プリンタードライバーのインストール

• 利用するプリンターに適したドライバーを各コンピュータにインストールする
• 最新バージョンのドライバーを使用し、動作環境の互換性をチェックする

共有機能の有効化

• プリンターを接続したコンピュータの「ネットワークと共有センター」や「システム環境設定」から共有設定を有効にする
• 共有プリンターの名前やアクセス権限など、基本設定を確認する

OS別の設定事例

Windows環境における設定

• コントロールパネルから「デバイスとプリンター」を開く
• 該当するプリンターの右クリックメニューから「プリンターのプロパティ」を選択する
• 「共有」タブで「このプリンターを共有する」にチェックを入れ、名前を入力する
• 他のWindowsコンピュータにアクセスする際は、ネットワーク経由で共有プリンターを追加する

macOS環境における設定

• 「システム環境設定」から「プリンタとスキャナ」を選択する
• 使用するプリンターを選び、「オプションと消耗品」などの設定画面で共有オプションが設定できる場合、チェックを入れる
• 他のMacコンピュータからは、AirPrint機能やネットワークプリンター検索で共有プリンターを見つけ、印刷設定を行う

運用上の注意点

セキュリティ対策

• プリンターへの不正アクセスを防ぐため、ネットワーク内でのみ利用可能なようファイアウォールを設定する
• 共有プリンターのパスワード保護やアクセス制限を行い、業務データの漏洩を防止する
• 定期的にプリンターのファームウェアやドライバーのアップデートを実施し、セキュリティホールを解消する

印刷ジョブの管理方法

• 大量の印刷依頼が重なった場合、印刷キューの管理方法を確認する
• ジョブの優先順位付けやキャンセル機能を利用して、混雑時でもスムーズな印刷ができるよう工夫する
• プリンターの状態監視ソフトウェアを活用し、エラーの早期発見や対応を心がける

まとめ

プリンターの共有を有効に活用することで、コスト削減やスペースの有効活用が期待でき、業務全体の効率性が向上します。

正しいハードウェアとソフトウェアの設定、そしてセキュリティ対策と印刷ジョブの管理を徹底することで、快適なネットワーク環境下で一貫した印刷サービスが実現できます。