フィットギャップ分析とは？業務プロセスとシステム機能の整合性を見極める評価手法

フィットギャップ分析は、企業が業務プロセスとパッケージソフトの機能を比較し、どの程度一致(フィット)しているかや乖離(ギャップ)があるかを判断する手法です。

導入前に業務要件を整理し、システムの適合性を評価することで、必要なカスタマイズや業務改善の方向性が見えてきます。

この方法は、ITシステム導入のリスク軽減やコスト削減に貢献するため、多くの企業で活用されています。

定義と目的

フィットギャップ分析の意義

フィットギャップ分析は、企業がシステム導入に向けて、自社の業務プロセスとパッケージソフトの機能との適合状況を確認する手段です。

事前に適合部分と乖離部分を把握することで、導入後の予期せぬトラブルを防ぐ準備ができます。

分析実施の目的と期待される効果

システム導入前に業務とシステムの整合性をチェックすることで、カスタマイズや業務プロセスの再構築が必要な部分を明確にします。

• 導入コストの削減
• 業務効率の向上
• 運用後のリスクの低減

業務プロセスとシステム機能の対比

業務プロセスの整理と把握

業務プロセスは、各部署がどのような流れで仕事を進めているかを明確にするために整理します。

• ヒアリングやアンケートで情報収集
• フローチャートやリストで視覚化
• 各プロセスの関連性を明らかにする

システム機能の特徴と評価基準

パッケージソフトの機能は、多様な業務に対応できるかどうかの点で評価します。

• 操作性や拡張性、対応業務の幅などが評価対象
• 導入企業のニーズに沿ったカスタマイズが可能かも検討ポイント

業務要件とシステム機能の関係性

業務要件に沿ったシステム機能が存在する場合、スムーズな運用が期待できます。

• 受発注管理、在庫管理、経費精算など、具体例に基づき対応策を検討
• 両者の関係性を明確にすることで、システム選定の根拠となります

適合部分と乖離部分の確認ポイント

業務とシステムがしっかりリンクする部分は適合部分。

一方、業務プロセスとシステム機能との間にズレがある部分は乖離部分として扱います。

• 適合部分：即戦力となる機能が十分に整っている部分
• 乖離部分：カスタマイズや業務見直しが求められる部分

分析の実施手順

事前準備

十分な事前準備が、分析の成功に欠かせません。

各部署から得た情報を元に、業務プロセスとシステム機能の現状を詳しく洗い出します。

業務要件の抽出方法

業務要件は、主に以下の方法で抽出できます。

• 関係者へのインタビュー
• 作業マニュアルやドキュメントの確認
• 現行システムのログ解析

システム機能の調査方法

システムの機能調査は、公式仕様書やデモ、実際の利用者のフィードバックを参考に行います。

• 仕様書の詳細確認
• ベンダーからのデモンストレーション利用
• 過去の導入事例の把握

分析実施と評価

事前準備が整ったら、実際に業務とシステム内容の対比を行います。

各項目ごとに詳しく評価し、一覧表やチェックリストを活用すると効果的です。

フィット部分の明確化

業務要件に対してシステム機能が十分に対応している部分を整理します。

• 基本業務に必要な機能が揃っているか確認
• 各部署が日常的に利用するメイン機能を特定

ギャップ部分の特定と検証

業務とシステムにズレがある部分を丁寧に洗い出します。

• 特定したギャップの背景や原因を掘り下げる
• 各ギャップに対する改善策を評価するためのチェックを実施

分析結果の活用

業務改善への反映方法

分析で明らかになった内容を基に業務プロセスを改善します。

• 不要なプロセスの削減
• 業務手順の最適化や標準化
• システムのカスタマイズ要求の整理

リスク軽減とコスト効率向上の可能性

フィットギャップ分析により、システム導入後のリスクや予期せぬコスト上昇を防止できます。

• 導入初期のトラブル防止策の策定
• カスタマイズによる追加コストの見積もり精度向上

分析結果の具体的な利用例

実際に活用できる具体例は以下の通りです。

• カスタマイズの要否の判断材料にする
• 業務プロセス見直しのための改善プラン策定
• システム運用後のトラブルシューティング計画のベースとして使用

まとめ

フィットギャップ分析を実施することで、業務とシステムの適合状況がしっかり把握できます。

この作業を行うと、システム導入後のトラブルやコスト増を未然に防ぐ準備が整います。

さらに、業務の見直しやプロセス改善にも役立つため、導入成功への近道となります。