フローチャートとは？業務プロセスの流れをひと目で把握する図解ツール

フローチャートは、作業の流れやシステムの処理手順をわかりやすく図式化するための図です。

情報技術(IT)の現場では、業務プロセスやプログラムのロジックを整理するために使われることが多く、複雑な手順を視覚的に捉える手助けをしてくれます。

各工程を矩形やひし形などの図形で表現し、矢印で繋ぐことで、全体の流れを直感的に理解できるよう工夫されています。

フローチャートを活用することで、作業プロセスの改善点を洗い出し、システムの設計ミスを未然に防ぐことができるため、ITシステムの開発や業務プロセスの見直しにとても役立ちます。

また、初めて取り組むメンバーや関係者にも理解しやすく説明できるため、チーム内でのコミュニケーションを円滑にする効果もあります。

フローチャートの基本

定義と特徴

フローチャートは、業務プロセスやシステムの処理手順、アルゴリズムなどの流れを視覚的に表現する図解ツールです。

流れを直感的に把握できるため、複雑な作業や処理内容をシンプルに整理することが可能です。

各プロセスを図形と矢印で示すことで、全体の流れが一目で理解できる点が大きな特徴です。

利用される場面

フローチャートは以下のような場面で用いられます。

• 業務手順の可視化を行い、効率や改善点の把握を図る場合
• システムやプログラムの処理手順を明確にしたい場合
• チーム内で業務や処理内容の共有・教育を行う際

基本記号と構成要素

開始・終了記号

開始・終了記号は、通常楕円形や丸みを帯びた四角形で表記されます。

• プロセスの始まりや終わりを示すために使われる
• 視覚的に端点を明確にし、全体の流れを捉えやすくする

処理記号

処理記号は一般的に長方形で表され、実行すべき作業や指示が記されています。

• 各工程で実行される具体的な処理内容を記載する
• 作業の流れの中で重要なアクションポイントを強調する役割を持つ

判断記号

判断記号はひし形で表され、条件分岐のポイントを示します。

• 条件を設定し、処理の流れが分岐する場所を明確化する
• 真偽値やYes/Noの選択肢を示し、次の処理に影響を与える

入出力記号

入出力記号は平行四辺形を用いて表され、データの入力や出力を示します。

• 情報の受け渡しを明確にするため、データの流れを視覚的に示す
• 入力データや出力結果がどう変わるかの流れを理解しやすくする

フローチャート作成の手順

目的と範囲の設定

フローチャートの作成は、まず目的と範囲を明確にすることから始まります。

• 作成の目的：どの業務プロセスやシステムの流れを視覚化するのか
• 対象範囲：全体の流れの中で取り上げる工程や作業の範囲を決定する

工程の洗い出し

プロセス全体を正確に把握するため、各工程や作業内容を洗い出します。

• 関係者からのヒアリングを通じた情報収集
• 実際に業務が行われる流れを具体的にリストアップする

図形の選定と配置の工夫

工程を洗い出した後、各工程をどの図形で表現し、どのような順序で配置するかを工夫する必要があります。

• 各工程に適切な図形を選定する
• 見やすさと流れの連続性を考慮して、矢印や配置を調整する

フローチャート設計のポイント

フローチャート作成時には、わかりやすさや後での改訂のしやすさに重きを置くことが重要です。

• 記号や図形の統一性を保つ
• 余計な情報を省き、必要な情報のみを簡潔に表記する
• 視覚的にもバランスの取れたレイアウトを心がける

IT現場での活用事例

システム開発での利用

システム開発においては、フローチャートがプログラムの処理手順やシステム間のデータフローを整理するのに用いられます。

• 開発工程での全体像把握
• プログラム内のロジックやエラー処理の確認に役立つ

業務プロセス改善での応用

業務の効率化を図る上で、フローチャートは現状の業務手順を可視化し、改善点を見出すツールとして利用されます。

• 業務フローの現状分析
• 手順の無駄や重複の削減ポイント探しに寄与する

プロジェクト管理への導入

プロジェクトの進行管理やタスクの整理にもフローチャートは効果を発揮します。

• プロジェクト全体のタスクとその依存関係を明確にする
• スケジュール管理やリソース配分の見直しに利用する

フローチャート作成時の留意点

情報量の適切なコントロール

フローチャートに情報を詰め込みすぎると逆に見づらくなるため、必要な情報のみを整理する工夫が必要です。

• 各工程ごとに重要な要素のみを記載する
• 詳細な情報は別の資料として補完する方法を検討する

継続的な見直しの必要性

業務やシステムは変化するものであるため、フローチャートも定期的な見直しが求められます。

• 定期的なレビューを実施する体制を整える
• 最新の業務プロセスやシステム変更に合わせたアップデートが重要

まとめ

フローチャートは業務プロセスやシステムの流れを視覚的に把握するための有効なツールです。

基本記号や構成要素を理解し、目的に沿った工程の整理を行うことで、より明瞭で効果的なフローチャートが作成できることが分かりました。

IT現場やプロジェクト管理においても、業務の効率化や品質向上に寄与するため、継続的な見直しと適切な情報量のコントロールが重要となります。